Marchés publics, marchés privés, de plus en plus souvent la réponse aux appels d'offres et aux consultations comprend des aspects liés au développement durable et à la RSE (Responsabilité sociétale des entreprises). Ces nouveaux critères peuvent « faire la différence » et ne doivent pas être négligés dans votre réponse.
Que ce soit sous la contrainte de la législation (en particulier pour les marchés publics), pour des raisons de choix de l'entreprise cliente dans sa stratégie, ou encore par conviction de son dirigeant, ces nouveaux critères apparaissent dans les appels d'offres ou les consultations privés ou publics, le plus souvent sous forme de clauses environnementales et/ou sociales. Les négliger serait une erreur, selon Bernard Pantet, B Pantet Conseil, venu intervenir à la CCI Deux-Sèvres le 13 décembre sur ce sujet : "Ils sont présents dans au moins 10% de tous les marchés et dans plus de 30% des marchés de la construction ou plus de 20% du traitement des déchets. Seules quelques catégories y échappent encore, par exemple les marchés de formation, mais cela va encore évoluer". Pour les marchés où ces critères sont présents, ils représentent, selon Bernard Pantet, en moyenne 10% du poids des critères, mais parfois au delà de 20% ! "Dans la plupart des cas, explique Bernard Pantet, deux ou trois offreurs se retrouvent au final très proches en termes de prix et de pertinence technique, de qualité de l'offre. Pour faire la différence dans le lot, les critères de développement durable sont vraiment efficaces quand on sait bien y répondre".
Comment ? Voici quelques pistes qui vous permettront peut-être de mieux préparer vos réponses à ces marchés.
Parmi les clauses que vous rencontrerez, certaines vont être d'ordre environnemental. Par exemple l'impact prévu en termes de déchets finaux, le recyclage du produit proposé en fin de vie. Ou encore sa performance énergétique et ses émissions de CO2. Autres clauses de la RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises), les clauses sociales, souvent associées à des marchés publics. Elles vont concerner l'intégration de personnes éloignées de l'emploi (chômage de longue durée, handicap, ...). Enfin, 3ème type de clauses qu'on ne saurait ignorer, celles qui touchent à l'aspect économique et financier, en particulier le coût global.
"Aujourd'hui, il est utilisé dans environ 10% des marchés, estime Bernard Pantet. Il intègre le coût d'acquisition, les coûts de maintenance et d'exploitation, la fin de vie (démontage, recyclage). Quand il n'est pas spécifié clairement dans un marché, il est malgré tout présent dans l'analyse des offres et peut donner lieu à des conflits internes... car l'acheteur dispose d'une enveloppe budgétaire pour l'investissement, et l'exploitant va raisonner en coût global sur plusieurs années... Le débat est parfois vif pour peser certains marchés !".
Négliger ces clauses, c'est ne pas se donner la chance, quand on se retrouve dans le choix final, de faire la différence avec ses concurrents. Se donner les moyens de bien répondre à ces clauses nécessite de s'interroger sur ses pratiques, de les adapter aux attentes des clients et donneurs d'ordres... mais ne nécessite pas, contrairement aux idées reçues, de rédiger des pages et des pages d'argumentaires. 1ère recommandation : soyez clairs, précis sur vos pratiques, et au plus proche de ce qui est attendu dans le cahier des charges.
Se préparer
Question de conviction ou de motivation ? Avez-vous développé une offre en phase avec les critères, avec les attentes de vos clients quant à ces aspects? Et vous-mêmes, dans votre propre entreprise, êtes-vous exemplaires ou pour le moins inscrit dans une démarche de progrès ? En effet, plus qu'un long discours, c'est l'adéquation de votre offre et de vos pratiques, des arguments concrets, qu'attend votre client.
"Les dossiers copiés ou passe-partout sont vite identifiés par les acheteurs, indique Bernard Pantet. C'est votre souci de bien répondre à l'attente et la personnalisation de votre offre qui compteront, pas le nombre de pages. Pour cela, un mot d'ordre : anticipez ! N'attendez pas 4 jours avant la date limite de dépôt pour préparer votre offre. Faites une lecture attentive immédiatement. Et si, par exemple, une visite de site est possible, faites-là, car la pertinence de votre offre en sera nécessairement accrue et donc votre crédibilité". Christophe Laurens, Chef du Service Marchés publics au Conseil Général des Deux-Sèvres en témoigne : "Dans les mémoires techniques que nous recevons, nous retrouvons souvent des offres fourre-tout, et nous avons une attention particulière à la personnalisation. Cela n'a pas besoin d'être très long! Des réponses courtes, synthétiques, et qui répondent parfaitement à l'attente dont nous avons fait part dans le dossier d'appel d'offres, sont tout à fait pertinentes. Un petit mémoire d'une page peut suffire ! Vous savez, au final, nous comparons les offres les unes entre les autres. Celle qui nous est le mieux adaptée et surtout concrète, crédible, sera souvent plus aisément retenue".
La prise en compte des critères de développement durable dans votre réponse nécessite donc, à l'évidence, que vous ayez fait préalablement un état des lieux sérieux de votre entreprise. Votre CCI peut vous y aider à travers des pré-diagnostics qui vous sont proposés gratuitement (pré-diagnostics RSE, énergie, déchets, environnement). Le fait de pouvoir en informer le demandeur, mais aussi et surtout d'afficher une démarche de progrès (vous faites état des efforts à travers des mesures décrites que vous mettez en place) est une nécessité.
Quelques références sur lesquelles s'appuient ces critères
Le code des marchés publics donne plusieurs références dans ses articles 5, 6, 14, 53. Par ailleurs, les articles 10, 15 et 30 apportent des précisions pour certains marchés spécifiques.
L'ordonnance n° 2005-649 relative aux marchés passés par certaines personnes publiques ou privées non soumises au code des marchés publics.
Des textes de référence des marchés privés, au cas par cas, sont utilisés. Il est également fréquent qu'on retrouve en fin du dossier une charte de RSE signée par le Dirigeant de l'entreprise qui consulte, et qu'on vous demandera de contre-signer, ce qui vaut à s'engager.
La normalisation : Quelques 35 normes sont obligatoires, souvent des normes techniques. D'autres normes peuvent être mentionnées sans être obligatoires. Par exemple, la norme ISO 14001 de management environnemental, ou la norme OHSAS 18001 pour la santé et la sécurité. Dans ce cas, ou bien vous êtes certifiés, ou bien vous répondez à la norme sans être certifié, auquel cas vous devez démontrer dans votre offre la compétence équivalente de votre entreprise et que vous répondez au référentiel point par point.
Une réponse à préparer avec application
"Il est nécessaire de décortiquer l'Avis d'Appel Public à Concurrence, note Bernard Pantet, ainsi que le règlement de la consultation. Pour cela, n'hésitez pas à téléphoner aux contacts indiqués pour demander des précisions lorsque cela ne vous paraît pas clair. Il s'agit, en effet, de répondre exactement aux demandes, cela crée une impression favorable, met l'acheteur dans une meilleure disposition. Il faut respecter cette attente même si parfois elle ne vous paraît pas, de votre point de vue, structurée de manière logique ! Evitez les oublis, les inexactitudes. Attention, car si votre offre est intéressante, il y aura souvent une vérification".
Attention à bien distinguer, dans les marchés publics, la candidature de l'offre. La candidature, examinée en 1er, nécessite que vous argumentiez sur les actions et faits de votre entreprise. C'est uniquement si votre candidature répond aux attentes précisées que l'offre sera ouverte et examinée. Pour les marchés privés, la candidature correspond au référencement. A ce stade, précisez par exemple le référent ou le responsable développement durable de votre entreprise, donnez des informations sur la démarche de votre entreprise, des arguments sur vos compétences, donnez des références sur ce que vous avez déjà fait, sur ce que vous savez faire. Par exemple, précisez les compétences de votre personnel en environnement, les performances de qualité et environnementales de votre matériel, présentez votre démarche et les efforts que vous poursuivez pour vous améliorer.
Pensez en rédigeant votre offre à vous tourner vers l'acheteur, à lui montrer que vous êtes le mieux à même de répondre à son besoin. "Dans le cas de marchés publics, il y a parfois une grosse pression, indique Bernard Pantet. Le maire d'une petit commune qui doit faire un choix pour un marché important à ses yeux va rechercher le maximum de garanties, et c'est le mémoire technique qui sera souvent décisif. Ce mémoire doit être clair, synthétique, montrer qu'il respecte point par point le cahier des charges environnemental. N'hésitez pas à lui joindre les FDS, FDES, labels auxquels vos produits ou prestations répondent, sans en faire des quantités, mais ce sera un petit plus pour votre crédibilité. A ce sujet, vérifiez aussi que les produits que vous achetez ou que vous sous-traitez sont bien conformes aux attentes de RSE, surtout des produits importés de pays hors Europe".
"Concernant l'offre financière, la marge est souvent très limitée, je ne pense pas vous l'apprendre... L'ouverture sur des variantes ou des procédures en dialogue compétitif permettent plus facilement d'argumenter un coût global. L'acheteur doit comprendre qu'il y trouve un intérêt si l'investissement est de quelques % plus élevé. La communication qu'il pourra faire sur un produit plus sain, plus respectueux de l'environnement, joue aussi dans son choix". Ce propos est confirmé par le témoignage de Christophe Laurens "Lors d'un récent marché d'automobiles du Conseil Général, nous avons choisi une appréciation en coût global ce qui nous amené à choisir une offre qui n'était pas la moins chère. Nous avons inclus, entre autres, dans l'appréciation la maintenance, l'entretien, la consommation sur 100 000 Km".
Quels critères sont pratiqués ?
Outre les critères environnementaux "classiques" (par exemple, caractère recyclable des produits, éco-labels, conditionnements recyclables, normes NF environnement, traitement des déchets réalisés sur un chantier, etc.), pratiqués tant dans les marchés publics ou privés, on retrouve aussi, essentiellement pour les marchés publics, des critères sociaux.
Ces critères sont essentiellement orientés vers l'insertion professionnelle que ce soit de personnes éloignées de l'emploi pour raison de chômage de longue durée ou de personnes handicapées. Si certaines entreprises peuvent y répondre directement pas l'intégration de ces publics, la réponse peut aussi passer par de la sous-traitance ou de la co-traitance avec des structures d'insertion. "Certains marchés sont même entièrement réservés à des structures d'insertion professionnelle, comme prévu à l'article 30 du code des Marchés publics. L'article 15 nous permet également de réserver un marché à des structures adaptées, par exemple c'est ce que nous faisons pour le ménage" témoigne Christophe Laurens.
Un point appelle à la vigilance : bien vérifier que tous les documents annexes (administratifs et/ ou techniques) demandés sont joints à votre offre. Certaines entreprises, qui ont pourtant une offre de qualité, ne la verront même pas étudiée par oubli d'un de ces documents .... Il est possible de répondre sous forme dématérialisée (c'est en général apprécié) ce qui permet à l'acheteur de n'imprimer que l'essentiel pour étudier votre offre. Cela suppose bien sûr de disposer d'une signature électronique.
Pensez à bien structurer votre réponse et à bien faire la relation entre chaque critère et les documents auxquels vous renvoyez. "Surtout, si la demande n'est pas claire, ou impossible à satisfaire (par exemple un article qui n'existe plus et qui est pourtant demandé !), n'hésitez pas à téléphoner pour demander des précisions. Votre réponse n'en sera que plus pointue et adaptée aux attentes, votre écoute sera appréciée" conclut Bernard Pantet.
Dans le dossier de candidature, argumentez les actions et faits de votre entreprise et dans le dossier d'offre démontrez que vous répondez aux besoins de l'acheteur.